Главбух , № 16 (567) март

Проживание в гостинице группы работников по одному счету

В случае когда группу работников одного предприятия, которая находится в командировке, поселяют в одном номере гостинницы (например, трехместном) и выписывают один на всех счет, то расчет расходов для каждого командированного работника осуществляется следующим образом.

Учитывая, что каждый из командированных работников имеет командировочное удостоверение, получил аванс на командировочные расходы и должен персонально отчитаться об израсходованных денежных средствах, бухгалтер не имеет права возместить стоимость проживания согласно такому счету кому-то одному из командированных. В данном случае общую сумму стоимости проживания следует разделить на количество командированных работников и каждому из них оплатить проживание в гостинице за одно место. Оригинал документа о проживании в гостинице прилагают к одному из отчетов, к другим отчетам прилагают копии этого документа, на которых указывают место хранения оригинала.

Обращаем внимание, что при этом в счете гостиницы должны быть указаны фамилии, имена, отчества всех работников, проживавших вместе в одном номере гостиницы в командировке.

Проживание работника в двухместном номере гостиницы

В соответствии с пунктом 1.6 раздела І Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), при наличии подтверждающих документов (в оригинале) предприятие возмещает фактические расходы командированным работникам на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостиничном номере за каждые сутки проживания. Это подтверждает и Минфин в письме от 19.12.2005 г. № 31-18030-07-13/27437. В нем, в частности, указывается, что командированному работнику не могут быть возмещены расходы на оплату двух мест в двухместном номере гостиницы. Следовательно, в случае если предприятие с разрешения руководителя возмещает работнику стоимость двух мест проживания в двухместном номере, то сумма компенсации за второе место подлежит обложению налогом с доходов и не включается в состав валовых расходов.

Возвращение из командировки не в установленный срок

В случае если работник возвращается из командировки раньше или позже установленного срока, ему возмещается только стоимость проездного билета. За время задержки по месту пребывания в командировке без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и прочие расходы (п. 1.10 р. І и п. 1.10 р. ІІ Инструкции № 59).

Следует отметить, что с разрешения руководителя может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке (в случае заболевания, отсутствия транспортных билетов, отмены авиарейсов, других причин, не зависящих от работника) при наличии подтверждающих документов в оригинале. При этом общий срок командировки не может превышать 30 календарных дней при командировке по Украине и 60 календарных дней в случае командировки за границу.

Решение о продлении срока командировки принимается руководителем и оформляется приказом по прибытии командированного работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки.

Командировка лица, не являющегося работником предприятия

Согласно нормам общих положений Инструкции № 59 для выполнения служебного поручения, связанного с деятельностью предприятия, согласно приказу руководителя в служебную командировку направляется работник этого предприятия. Ему возмещаются расходы на проезд, проживание, суточные и т. п., которые предприятие имеет право включить в валовые расходы на основании подпунк-та 5.4.8 Закона о прибыли. Кроме того, указанным пунк-том предусмотрено, что в состав валовых расходов предприятия также включаются командировочные расходы физических лиц, являющихся членами руководящих органов плательщика налога (в пределах фактических расходов командированного лица).

В случае когда в связи с хозяйственными нуждами предприятия в командировку направляется лицо, не являющееся работником этого предприятия (на основании договора поручения), то порядок осуществления расходов устанавливается владельцем предприятия и определяется в распорядительном документе об учетной политике (письмо Минфина от 13.02.2007 г. № 31-34000-30-25/2774).

Лицо, работающее на предприятии по договору подряда, не может быть направлено в командировку от этого предприятия. Если такому лицу необходимо осуществить поездку в другую местность, связанную с выполнением основного задания, то командировочное удостоверение не оформляется. Расходы, понесенные во время поездки в другую местность, возмещаются лицу, работающему по договору подряда, в составе его вознаграждения согласно соответствующему договору и подлежат налогообложению на общих основаниях.

Использование в командировке служебного автомобиля

Использование в командировке служебного автомобиля с указанием маршрута поездки должно быть оговорено в приказе руководителя предприятия о командировке. Обязательно выписывается путевой лист. Расходы на горюче-смазочные материалы в случае использования в командировке служебного автомобиля возмещаются в соответствии с нормами расходов топлива. При этом следует помнить об ограничении относительно отнесения расходов, связанных с использованием легкового автомобиля, к составу валовых. Так, если работник едет в командировку на легковом автомобиле, то в соответствии с подпунктом 5.4.10 Закона о прибыли расходы на оплату стоянки или парковки такого автомобиля, а также 50 % расходов на приобретение горюче-смазочных материалов для него не включаются в состав валовых расходов плательщика налога.

Следует отметить, что нормами Инструкции № 59 преду-смотрена командировка на служебном автомобиле и за границу. Так, при командировке за границу расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются в соответствии с действующими нормами за километр пробега и маршрутом, утвержденным приказом руководителя предприятия (п. 1.13 р. ІІ Инструкции № 59). Возмещаются также другие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, и сборы за проезд грунтовыми, шоссейными дорогами и водными переправами.

Использование в командировке частного автомобиля работника

Согласно совместному приказу Министерства финансов Украины и Министерства экономики Украины от 12.11.93 г. № 88 предприятиям, которые не содержатся за счет денежных средств бюджета, разрешается выплачивать компенсацию за использование частных легковых автомобилей руководителям предприятия и их заместителям, если их производственная деятельность связана с необходимостью систематических служебных поездок. При этом компенсация не подлежит налогообложению и не учитывается при исчислении средней заработной платы, на нее не проводятся никакие начисления.

В то же время в соответствии с указанным приказом запрещается выплата компенсации на предприятиях, на балансе которых состоят собственные легковые автомобили или которые арендуют автомобили у других юридических и физических лиц.

Следовательно, если в командировку на частном автомобиле направляется работник предприятия, на балансе которого учитываются собственные или арендованные легковые автомобили, то сумма возмещенной такому работнику компенсации подлежит обложению налогом с доходов. На это, в частности, указывает ГНАУ в письме от 26.07.2006 г. № 8393/5/17-0716.

Командировка домой к физическому лицу

В хозяйственной деятельности предприятия бывают случаи, когда работника командируют к физическому лицу, которое не имеет печати. Как в таком случае возместить расходы?

В соответствии с пунктом 1.3 Инструкции № 59 фактическое время пребывания в командировке определяется согласно отметкам в командировочном удостоверении относительно выбытия с места постоянной работы и прибытия к месту постоянной работы, которые удостоверяются той печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие. Как видим, командировочное удостоверение без печати не признается документом, подтверждающим факт поездки работника по заданию руководителя. Поэтому считаем, что если работник едет в командировку к физическому лицу, не являющемуся субъектом предпринимательской деятельности и не имеющему печати, то суточные не выплачиваются. Если работник едет в командировку к частному предпринимателю или к физлицу, занимающемуся независимой профессиональной деятельностью и имеющему печать, то бухгалтерия имеет право на оплату суточных и всех остальных командировочных расходов.

Лиана НЕЧЕПОРЕНКО, главный бухгалтер Винницкого национального технического университета