Главбух , № 57 (536) октябрь

Договор аренды офиса

Прежде всего, следует отметить, что правоотношения субъектов аренды регулируются законом и договором аренды. Поэтому рассмотрим основные моменты, на которые следует обратить внимание при заключении договора. Договор аренды помещения или здания заключается в письменной форме. Если договор заключается сроком на 3 и более лет, он подлежит нотариальному удостоверению и государственной регистрации (ст. 793, 794 Гражданского кодекса Украины, далее — ГК). Пунктом 5 Временного порядка государственной регистрации сделок, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 26.05.2004 г. № 671, определено, что договор аренды здания или другого капитального сооружения является одним из договоров, подлежащих государственной регистрации.

Передача помещения в аренду оформляется актом приемки-передачи, который подписывается сторонами договора. С этой даты начинается исчисление срока договора найма, если иное не установлено договором. Возврат арендатором помещения из аренды также оформляется актом приемки-передачи, который подписывается сторонами договора. С этого момента договор аренды прекращается (ст. 795 ГК).

Одновременно с передачей в аренду здания (или его части) арендатору предоставляется право пользования земельным участком, на котором оно находится, а также право пользования земельным участком, прилегающим к зданию в размере, необходимом для аренды (ст. 796 ГК). Плата за аренду помещения состоит из платы за пользование им и платы за пользование земельным участком (ст. 797 ГК). Таким образом, в сумму арендной платы здания (помещения) включается плата за землю, на которой оно находится. Размер платы за пользование земельным участком, на котором находится здание, исчисляется пропорционально площади арендованного помещения к общей площади здания. Сроки уплаты арендных платежей за аренду здания и пользование земельным участком устанавливаются в договоре аренды.

Необходимо обратить внимание, что для ведения хозяйственной деятельности предприя-тия могут арендовать у физических лиц квартиры под офис. Договор найма жилья заключается в письменной форме, предметом этого договора может быть помещение, в частности, квартира или ее часть, жилой дом или его часть (ст. 811, 812 ГК). Статьей 813 ГК установлено, что сторонами договора найма жилья могут быть физические и юридические лица.

В случае когда нанимателем является юридическое лицо, то жилье используется только для проживания в нем физических лиц. Запрещается предоставлять помещение в жилых домах для нужд промышленного характера (ст. 6 Жилищного кодекса, далее — ЖК).

Это важно

Жилье для других целей, в частности под офис, юридическое лицо может использовать только при условии перевода его в нежилое помещение.(ст. 8 ЖК)

При аренде помещения арендатор пользуется коммунальными услугами и телефоном. В договоре аренды должен быть определен порядок расчетов за коммунальные услуги арендованного помещения. По договоренности сторон договора стоимость потребленных коммунальных услуг может быть уплачена арендатором:

- путем компенсации арендодателю стоимости потребленных коммунальных услуг;

- самостоятельно непосредственно жилищно-коммунальным предприятиям на основании отдельно заключенных договоров согласно показателям счетчиков.

Рассмотрим порядок уплаты арендатором стоимости потребленных коммунальных услуг.

Компенсация стоимости коммунальных услуг арендодателю

Сторонами договора может быть установлена договоренность, что арендодатель уплачивает коммунальные платежи арендованного помещения жилищно-коммунальным предприятиям, а арендатор компенсирует их стоимость арендодателю. В этом случае необходимо предусмотреть, что стоимость коммунальных услуг:

- включается в сумму арендной платы в размере, покрывающем арендодателю расходы уплаченных коммунальных платежей, переданного в аренду помещения;

- уплачивается арендодателю по отдельно заключенному с ним договору о компенсации стоимости коммунальных услуг в соответствии со счетами, выставленными арендодателем.

В данном случае стоимость потребленных арендатором коммунальных услуг можно исчислить следующим образом:

- за водоснабжение и водоотвод — пропорционально численности работников арендатора к общей численности работников, работающих в арендованном помещении;

- за теплоснабжение — пропорционально арендованной площади помещения к общей площади здания;

- за электроэнергию — исходя из мощности электроприборов, находящихся в арендованном помещении. Определяется по данным о фактическом времени работы этих приборов за месяц.

Следует отметить, что при аренде государственного имущества компенсация стоимости коммунальных услуг арендодателю в арендной плате не предусмотрена. Эти суммы уплачиваются арендатором отдельно от арендной платы.

Из документа

<...>

«В плату за аренду индивидуально определенного имущества не включаются расходы на содержание арендованного имущества и плата за услуги, которые в соответствии с заключенными соглашениями обязуются предоставлять арендатору государственное предприятие, организация, хозяйственное общество, на балансе которых находится это имущество.»<...>(п. 3 Методики расчета и порядка использования платы за арендугосударственного имущества, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 04.10.95 г. № 786)

В случае когда в аренду передано государственное имущество, то на основании отдельного договора, заключенного с арендодателем, расчеты за потребленные коммунальные услуги осуществляет арендатор и в сумму арендной платы их стоимость не включается. Пунктом 5.13 Типового договора аренды индивидуально определенного (недвижимого или иного) имущества, относящегося к государственной собственности, утвержденного приказом Фонда государственного имущества Украины от 23.08.2000 г. № 1774, в редакции приказа Фонда государственного имущества Украины от 09.08.2007 г. № 1329, определено, что арендатор в течение 15 рабочих дней после заключения договора аренды помещения, относящегося к государственной форме собственности, обязан заключить с балансодержателем арендованного имущества договор о возмещении расходов балансодержателя на содержание арендованного имущества и предоставление коммунальных услуг арендатору. Стоимость потребленных коммунальных услуг возмещается арендатором в соответствии с Примерным договором о возмещении расходов балансодержателя на содержание арендованного недвижимого имущества и предоставление коммунальных услуг арендатору, утвержденным приказом Фонда государственного имущества Украины от 23.08.2000 г. № 1774.

Что касается отражения в налоговом учете компенсации стоимости потребленных арендатором коммунальных услуг, то следует отметить следующее. Если эта компенсация включается в арендную плату, то в налоговом учете арендатор отражает валовые расходы, а арендодатель — валовые доходы по дате начисления суммы арендной платы на основании подпункта 7.9.6 Закона о прибыли. Суммы уплаченных и полученных авансов за аренду не включаются в валовые расходы арендатора и валовые доходы арендодателя.

На сумму коммунальных услуг, возмещаемых арендодателю в составе суммы арендной платы, арендатор отражает налоговый кредит по НДС на основании налоговой накладной, полученной от арендодателя. Налоговый кредит по НДС у арендатора возникает по дате первого события (пп. 7.5.1 Закона о НДС).

В данном случае налоговые обязательства по НДС у арендодателя возникают также по дате первого события на основании подпункта 7.3.1 Закона о НДС.

Компенсация стоимости коммунальных услуг по отдельным договорам с арендодателем

Если арендатор заключает с арендодателем отдельные договора о компенсации стоимости коммунальных услуг, то в налоговом учете арендатора эти расходы относятся к составу валовых расходов при условии их документального подтверждения, как это предусмотрено подпунктом 5.3.9 Закона о прибыли.

ГНАУ в письме от 05.01.2000 г. № 34/6/15-1116 разъяснила, что в налоговом учете арендатора согласно счетам арендодателя стоимость коммунальных услуг включается в валовые расходы.

Для арендодателя сумма компенсации коммунальных платежей, полученная от арендатора, считается транзитной. Валовой доход у арендодателя отражается по дате полученной суммы компенсации, а в валовые расходы эти транзитные суммы включаются в том отчетном периоде, в котором они получены от арендатора и фактически уплачены жилищно-коммунальным предприятиям. В соответствии с отдельно заключенным договором на возмещение стоимости потребленных коммунальных услуг арендатором арендодатель уплачивает общую сумму коммунальных платежей, учитывая потребленные услуги в арендованном помещении, и налоговый кредит по НДС отражает согласно налоговым накладным, полученным от жилищно-коммунальных предприятий.

Налоговые обязательства по НДС на сумму возмещения арендатором коммунальных платежей возникают у арендодателя по дате первого события согласно подпункту 7.3.1 Закона о НДС. Арендодатель начисляет налоговые обязательства по НДС и выписывает арендатору налоговую накладную по дате выписанного счета на стоимость коммунальных услуг, подлежащих возмещению.

Следовательно, при расчетах между арендатором и арендодателем за коммунальные услуги, возмещаемые арендатором, налоговые обязательства у арендодателя и налоговый кредит у арендатора отражаются на общих основаниях по дате первого события в соответствии с налоговыми накладными.

Арендатор самостоятельно оплачивает коммунальные услуги

Если арендатор имеет возможность самостоя-тельно оплачивать коммунальные услуги, он должен заключить отдельные договора с соответствующими предприятиями о предоставлении услуг по отоплению, электро-, газо-, водоснабжению и установить отдельные счетчики электроэнергии, газа, воды. Но не у всех арендаторов есть возможность устанавливать эти счетчики. Поэтому большинство из них в договоре аренды помещения указывают, что будут возмещать арендодателю стоимость потребленных коммунальных платежей.

В налоговом учете арендатора, который за коммунальные услуги самостоятельно рассчитывается с жилищно-коммунальными предприятиями, стоимость уплаченных коммунальных платежей включается в состав валовых расходов согласно подпункту 5.2.1 Закона о прибыли, если арендованное помещение он использует в хозяйственной деятельности. Налоговый кредит по НДС у арендатора отражается на основании налоговых накладных, полученных от жилищно-коммунальных предприятий по дате первого события.

При этом в налоговом учете арендодателя не отражается стоимость потребленных арендатором коммунальных услуг в арендованном помещении.

В бухгалтерском учете арендатора стоимость потребленных коммунальных услуг признается расходами отчетного периода в качестве расходов на содержание основных фондов. В зависимости от использования арендатором арендованного помещения их стоимость включается в состав (ПБУ 16):

- общепроизводственных расходов (п. 15.6 ПБУ 16);

- административных (п. 18 ПБУ 16);

- расходов на сбыт (п. 19 ПБУ 16).

Расчеты за коммунальные услуги с физическим лицом — арендодателем

Как было указано, физическое лицо может предоставлять в аренду юридическому лицу квартиру под офис. Стоимость потребленных коммунальных услуг арендатор может компенсировать физическому лицу — арендодателю по отдельному договору, а также по договору аренды квартиры, если коммунальные платежи включены в сумму арендной платы. В обоих случаях при выплате физическому лицу дохода в виде компенсации стоимости коммунальных платежей из него удерживается налог с доходов.

Если стоимость коммунальных платежей, возмещаемых арендодателю — физическому лицу, включена в сумму арендной платы, то указанный доход, выплачиваемый физическому лицу, облагается налогом с доходов согласно пункту 9.1 Закона № 889.

Доход от предоставления в аренду недвижимости, находящейся на территории Украины, включается в налогооблагаемый доход (пп. «е» п. 1.3 Закона № 889). Налоговым агентом относительно удержания налога с доходов при выплате дохода физическому лицу от предоставления в аренду квартиры является арендатор (пп. 9.1.2 Закона № 889). Доход в виде арендной платы по договору аренды квартиры под офис конечно облагается налогом при его выплате за счет плательщика налога (пп. 9.1.5 Закона № 889) по ставке 15 % (в 2007 году).

В случае когда арендатор выплачивает арендодателю компенсацию за коммунальные платежи по отдельному договору, то согласно подпункту «г» подпункта 4.2.9 Закона № 889 в состав общего месячного налогооблагаемого дохода в качестве дополнительного блага включается сумма любого возмещения расходов плательщика налога.

Это важно

При выплате арендодателю — физическому лицу дохода в виде компенсации стоимости потребленных коммунальных услуг арендованной квартиры арендатор удерживает и уплачивает налог с доходов по ставке 15 %.

Расчеты за услуги связи

В налоговом учете расходы на услуги связи* относятся к составу валовых расходов согласно подпункту 5.2.1 Закона о прибыли при условии, что они связаны с ведением хозяйственной деятельности предприятия. Подпунктом 5.3.9 Закона о прибыли предусмотрено, что какие-либо расходы, включаемые в состав валовых, в том числе расходы на услуги связи, должны быть документально подтверждены. Пунктом 10 Правил предоставления и получения телекоммуникационных услуг, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 09.08.2005 г. № 720 (далее — Правила № 720), предусмотрено, что телекоммуникационные услуги предоставляются предприятиями связи на основании заключенных договоров между предприятием связи и юридическими или физическими лицами. Следовательно, одним из документов, подтверждающих связь расходов услуг связи с хозяйственной деятельностью, является договор о предоставлении этих услуг.

Из вышеуказанного следует, что для отражения расходов на услуги связи в составе валовых расходов на период аренды офиса арендатор должен переоформить на свое имя договор на эти услуги. Пунктом 3 статьи 42 Закона Украины «О телекоммуникациях» от 18.11.2003 г. № 1280-IV (далее — Закон № 1280) определено, что предоставление услуг местной, междугородной, международной телефонной связи подлежит лицензированию. То есть услуги связи могут предоставляться только операторами телекоммуникаций, имеющими лицензии, выданные Национальной комиссией по вопросам регулирования связи (ст. 18 Закона № 1280).

* См. газету «ГлавБух» № 53/2007 г., стр. 12.

Это важно

Если квартира у физического лица арендуется под офис, то на период действия договора аренды договор на услуги связи переоформляется на арендатора.(п. 86 Правил № 720)

Следующим документом, подтверждающим связь предоставленных услуг связи в арендованном офисе с хозяйственной деятельностью, является детализированный счет с расшифровкой исходящих звонков телефонных разговоров за соответствующий период, с указанием номеров телефонов лиц, с которыми велись переговоры. При этом связь телефонных разговоров с хозяйственной деятельностью с указанными в счете номерами телефонов партнеров можно подтвердить документа-ми, указывающими на деловые отношения между предприятиями. Такими документами могут быть договоры, письма, счета-фактуры, акты.

В бухгалтерском учете арендатора расходы на услуги связи в арендованном офисе являются расходами отчетного периода и относятся к составу административных расходов (п. 18 ПБУ 16).

ПРИМЕР 1

ООО «Дракон» у арендодателя ООО «Атлант» арендует помещение под офис площадью 200 кв. м.

В договоре аренды указаны:

- арендная плата помещения под офис за месяц — 5000 грн., кроме того НДС — 1000 грн.;

- стоимость потребленных арендатором коммунальных услуг за месяц, составляющая 700 грн., кроме того НДС — 140 грн., включена в сумму арендных платежей;

- общая сумма арендной платы за месяц — 5700 грн., кроме того НДС — 1140 грн.

РЕШЕНИЕ

В бухгалтерском и налоговом учете операцию по расчетам за коммунальные услуги в составе арендной платы согласно договору аренды офиса рекомендуем отражать следующим образом:

ПРИМЕР 2

Используя данные примера 1, рассмотрим случай, когда между сторонами заключен отдельный договор о компенсации стоимости услуг арендодателю.

РЕШЕНИЕ

В бухгалтерском и налоговом учете операцию по расчетам арендатора с арендодателем за коммунальные услуги арендованного офиса рекомендуем отражать следующим образом:

Любовь Тетянич, бухгалтер-эксперт газеты «ГлавБух"