Главбух , № 14 (565) март

Виды командировочных расходов

Нормами Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), определены следующие командировочные расходы:

суточные (расходы на питание и финансирование других собственных нужд);

на проезд к месту командировки и обратно (в т. ч. и по месту командировки);

на проживание (в том числе включенные в счет гостиницы расходы на бытовые услуги, пользование холодильником, телевизором и т. д.);

на телефонные разговоры;

на оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), на комиссионные (при обмене валюты), обязательное страхование, прочие расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, учитывая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов (при командировке за границу).

Предельный размер суточных

За каждый день пребывания работника в командировке (включая день отъезда, приезда, выходные, праздничные, нерабочие дни и время пребывания в пути) ему выплачиваются суточные в пределах граничных норм, установленных пунктом 1 постановления Кабинета Министров Украины от 23.04.99 г. № 663 (далее — Постановление № 663).

Расчет суточных на заграничную командировку должен осуществляться по официальному курсу Нацбанка Украины, действующему на день получения денежных средств (п. 1.2 р. ІІ Инструкции № 59). Определение количества дней командировки для выплаты суточных проводится с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня (п. 1.5 р. I Инструкции № 59).

Размер суточных, отличный от предельного

Установление размера суточных, отличного от предельного, осуществляется на основании приказа руководителя предприятия. Это должно быть указано также в коллективном договоре предприятия. Если командированному работнику выплачивается повышенный размер суточных, то сумма превышения предельного размера суточных не относится к валовым расходам предприятия (пп. 5.4.8 Закона о прибыли) и подлежит обложению налогом с доходов (абз.«г» пп. 4.2.9 Закона № 889).

Необходимо подчеркнуть, что при установлении размера суточных ниже предельной нормы он не может быть ниже норм суточных расходов, установленных в приложении к постановлению Кабинета Министров Украины «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663 (далее — Постановление № 663). Поскольку для командировок в пределах Украины предельный размер суточных и норма суточных расходов, указанная в приложении к Постановлению № 663, совпадают (25 грн.), то командированному в пределах Украины работнику нельзя уменьшать указанный размер суточных. Вместе с тем норма суточных для работников, командированных за границу, может колебаться в пределах от нормы суточных расходов, установленной Постановлением № 663 для каждой конкретной страны, до предельного размера суточных за границу (280 грн.).

Например, работник предприятия направлен в командировку в Испанию. Согласно приложению к Постановлению № 663 норма суточных расходов при командировке в указанную страну составляет 39 дол. США. Таким образом, руководитель предприятия имеет право при направлении работника в командировку в Испанию уменьшить предельный размер суточных до уровня 39 дол. США за сутки.

Ограничение размера суточных на командировку больше, чем указано в приложении к Постановлению № 663, или невыплата суточных является нарушением предприятием норм законодательства о труде.

Расходы на проезд

При командировке в пределах Украины работнику возмещаются расходы на проезд к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) (п. 1.7 р. I Инструкции № 59). При этом учитываются все расходы, связанные с приобретением проездных билетов (бронирование, предварительный заказ), пользованием постельными принадлежностями в поездах, страховыми платежами на транспорте. Командированному работнику возмещаются также расходы на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) по месту командировки в соответствии с маршрутом, согласованным руководителем.

При командировке за границу работнику в обязательном порядке возмещаются расходы на проезд в том же порядке, что и при командировке в пределах Украины. В случае необходимости передвижения по стране командировки руководитель предприятия может определить командированному работнику вид транспорта, которым он может пользоваться. В частности, с разрешения руководителя предприятия такому работнику могут быть возмещены расходы за пользование такси или аренду автотранспорта (п. 1.8 р. ІІ Инструкции № 59).

В случае командировки за границу на служебном автомобиле расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются в соответствии с действующими нормами за 1 км пробега и утвержденным маршрутом, что должно быть определено в приказе руководителя предприятия (п. 1.13 р. ІІ Инструкции № 59). Возмещаются также другие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля во время командировки, в том числе сборы за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам.

Руководитель предприятия своим приказом может установить дополнительные ограничения или разрешение относительно:

выбора вида транспорта и качества переезда (класс салона — для самолета или вид вагона — для поезда и т. п.);

возмещение расходов на возврат билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, если причина такого возврата была уважительной (отмена или отозвание из командировки и т. п.).

Расходы на проживание

При командировке в пределах Украины (п. 1.6 р. I Инструкции № 59) и при командировке за границу (п. 1.4 р. ІІ Инструкции № 59) работнику возмещаются следующие расходы на проживание:

стоимость наемного жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостиничном номере за каждые сутки такого проживания;

стоимость бытовых услуг, предоставляемых в гостиницах (стирка, чистка, починка и глажка одежды);

плата за пользование холодильником, телевизором, телефоном и т. п.

Стоимость бытовых услуг возмещается в размере не более 10 % от нормы суточных расходов за все дни проживания во время командировки по Украине (п. 2.2 р. I Инструкции № 59) и не более 10 % от нормы суточных расходов, установленной для страны, куда командируется работник (абз. «в» пп. 2.1.5 р. ІІ Инструкции № 59). Расходы на служебные телефонные переговоры возмещаются в размерах, согласованных с руководителем (абз. «д» пп. 2.1.5 р. ІІ Инструкции № 59).

Кроме того, командированному работнику возмещается плата за бронирование места в гостинице в размере не более 50 % его стоимости за одни сутки и расходы на наем жилого помещения за время вынужденной остановки в пути.

Документальное подтверждение командировочных расходов

Независимо от страны командировки (Украина или другая страна) все расходы командированного работника могут быть возмещены ему при наличии документов (в оригинале), подтверждающих стоимость этих расходов. Такими документами, в частности, являются счета гостиниц (мотелей) или других субъектов, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника, транспортные билеты, багажные квитанции, страховые полисы, квитанции об обмене валюты и т. д. Документы, подтверждающие стоимость таких расходов, осуществленных за границей, оформляются в соответствии с законодательством страны командировки (п. 1.4 р. ІІ Инструкции № 59).

Для возмещения суточных необходимо иметь оформленные надлежащим образом командировочные удостоверения, поскольку именно согласно отметкам командирующей и принимающей стороны в командировочном удостоверении возмещаются суточные при командировке в пределах Украины и за границу, если со страной командировки не установлен или упрощен пограничный контроль. В случае командировки в страны, с которыми установлен полный пограничный таможенный контроль, возмещение суточных осуществляется на основании отметок органов пограничного контроля в паспорте или документе, заменяющем его (п. 1.5 р. ІІ Инструкции № 59).

Кроме документов, в которых указаны расходы, предприятию также необходимо иметь документы, подтверждающие связь командировки с его хозяйственной деятельностью: приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия, заключенный договор (контракт), документы, подтверждающие участие командированного работника в переговорах, конференциях или симпозиумах, тематика которых соответствует основной деятельности предприятия, и т. п.

Обращаем внимание, что нормами Инструкции № 59 предусмотрено возмещение работнику в пределах граничных норм сумм суточных и других расходов и в случае отсутствия документального подтверждения. В частности, в пределах граничных норм возмещаются не подтвержденные документально расходы на питание и финансирование иных собственных нужд (суточные расходы), возникших в связи с командировкой (п. 1.4 р. ІІ Инструкции № 59). В случае отсутствия счета за проживание в гостинице (мотеле, ином жилом помещении) суточные расходы возмещаются в соответствии с нормами страны командировки согласно отметке принимающей стороны в командировочном удостоверении (пп. 2.1.3 р. ІІ Инструкции № 59).

Валовые расходы

В налоговом учете командировочные расходы включаются в расходы двойного назначения. В соответствии с подпунктом 5.4.8 Закона о прибыли при наличии подтверждающих документов и связи с хозяйственной деятельностью предприятия к составу валовых можно относить следующие расходы:

на проезд;

на проживание;

на оформление заграничного паспорта, разрешений на въезд (виз);

суммы суточных (только в пределах граничных норм);

стоимость телефонных счетов;

иные документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе те сборы и налоги, которые подлежат уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Запрещено относить к валовым расходам на питание:

стоимость алкогольных напитков и табачных изделий,

суммы «чаевых», кроме случаев, когда суммы таких «чаевых» включены в счет согласно законам страны пребывания;

плату за зрелищные мероприятия.

В случае если работник ездил в командировку на служебном легковом автомобиле, то согласно подпункту 5.4.10 Закона о прибыли к валовым расходам относятся только 50 % расходов на приобретение горюче-смазочных материалов и оперативную аренду автомобиля. При этом предприятие освобождается от обязанности доказывать связь таких расходов с его хозяйственной деятельностью. А вот расходы на стоянку и парковку легкового автомобиля во время командировки работника не включаются в валовые расходы.

Налог на добавленную стоимость

Налоговый кредит по НДС в части командировочных расходов формируется по правилам подпункта 7.4.1 Закона о НДС. При этом документом, дающим право на включение сумм НДС в налоговый кредит, является налоговая накладная. Без нее можно относить к налоговому кредиту только суммы НДС, уплаченные в составе стоимости транспортных билетов и гостиничных счетов, и в случае покупки товаров (услуг) по кассовому чеку на сумму не более 200 грн. за день без учета НДС (пп. 7.2.6 Закона о НДС).

Налог с доходов

В соответствии с подпунктом 4.3.2 Закона № 889 суммы подотчетных денежных средств, выданных работнику на командировку, не включаются в состав его общего месячного или годового налого-облагаемого дохода. Однако это не касается случаев возмещения работнику сверхнормативной суммы суточных и нарушения им срока возврата неизрасходованной суммы аванса на командировку. В указанных ситуациях предприятие, как налоговый агент, выплачивающий (компенсирующий) командировочные расходы, должно удерживать и перечислять налог с доходов в бюджет (пп. 9.10 Закона № 889).

В случае возмещения работнику согласно коллективному договору сверхнормативной суммы суточ-ных сумма превышения фактических расходов над предельной суммой расходов, определенной Постановлением № 663, облагается налогом с доходов по ставке 15 %. При этом 15-процентный штраф согласно подпункту 9.10.3 Закона № 889 не взыскивается. На это, в частности, указывает ГНАУ в письмах от 27.04.2004 г. № 7534/7/17-3117 и от 21.04.2004 г. № 3928/5/17-3116.

Отметим, что 15-процентный штраф налагается только в двух случаях: по факту нарушения предельного срока возврата излишне израсходованных денежных средств и по факту невозврата суммы излишне израсходованных денежных средств. К тому же сумма излишне израсходованных денежных средств, не возвращенная в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок, подлежит обложению налогом по ставке 15 %.

Поскольку согласно подпункту 9.10.1 Закона № 889 процедура взыскания штрафа аналогична процедуре удержания налога с доходов, то специалисты налоговой службы в вышеуказанных письмах подчеркивают, что сумма штрафа должна удерживаться за счет денежных средств на оплату труда и перечисляться на счет налога с доходов. Кроме того, с целью избежания возврата этого штрафа как излишне удержанной суммы налога данная сумма должна быть персонифицирована по конкретному лицу в отчете по форме № 1ДФ.

Бухгалтерский учет командировочных расходов

В бухгалтерском учете учитываются только те командировочные расходы, которые утвердил руководитель предприятия. Согласно пункту 6 ПБУ 16 «Расходы» такие расходы относятся к расходам текущего периода. В зависимости от того, работник какого производственного подразделения ездил в командировку, понесенные им расходы отражаются по дебету счетов 91—94 в корреспонденции с кредитом субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами».

По дебету субсчета 372 отражаются суммы денежных средств, выданных под отчет командированному работнику. В отличие от налогового, в бухгалтерском учете сумма сверхнормативных командировочных расходов (при условии утверждения их руководителем предприятия) в полном объеме относится к расходам отчетного периода.

ПРИМЕР

ООО «Розмай», расположенное в г. Хмельницке, направило свою работницу — главного модельера свадебной одежды Матковскую И.Л., в командировку в г. Киев сроком на 3 дня. Данной работнице были выданы под отчет согласно смете 1101 грн.

По возвращении из командировки работница предоставила в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 810 грн., кроме того, НДС — 147 грн., в том числе:

суточных — 75 грн. (3 дня по 25 грн.);

расходов на проезд — 235 грн., кроме того, НДС — 47 грн.;

расходов на проживание — 500 грн., кроме того, НДС — 100 грн.

Нужных образцов ткани не было, и работница израсходовала больше денежных средств на проживание в гостинице. Руководитель предприятия утвердил те расходы, которые предусматривались сметой командировочных расходов: суточные и расходы на проезд — в полном объеме, расходы на проживание — в сумме 400 грн., кроме того, НДС — 80 грн. (общая сумма — 710,00 грн., кроме того, НДС — 127 грн.). Таким образом, сумма излишне израсходованных работницей денежных средств составила 264 грн.

Часть сверхнормативной задолженности в сумме 200 грн. работница сразу вернула в кассу предприятия, оставшаяся часть в сумме 64 грн. по заявлению работницы была удержана из ее заработной платы в текущем месяце.

РЕШЕНИЕ

Часть излишне израсходованных денежных средств в сумме 200 грн., которая была возвращена работницей сразу в кассу предприятия, не подлежит штрафным санкциям.

К оставшейся части задолженности в сумме 64 грн., удержанной из зарплаты работницы в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок ее возврата, согласно нормам абзаца первого подпункта 9.10.3 Закона № 889 применяется штраф в размере 15 %.

В налоговом и бухгалтерском учете операции, связанные с выдачей работнице денежных средств на командировку, составлением ею авансового отчета и возвращением сверхурочной задолженности, рекомендуем отражать следующим образом:

Ольга ЛИСОВСКАЯ, консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению